EXPORTEREN DATA

Stratech Shipment biedt de mogelijkheid om douaneaangiften te exporteren voor rapportagedoeleinden. Bij het exporteren van de aangiftegegevens wordt deze opgeslagen als een bestand (datadump.json). 

Dit bestand kan worden ingeladen in Excel of bijvoorbeeld een BI-oplossing zoals MS Power BI.

Deze instructie betreft het eenmalig inrichten van het inlezen van de .json in Excel voor de verschillende douanestromen. 

Het is belangrijk om de Excel-bestanden na het volgen van deze instructie op te slaan, zodat deze altijd opnieuw kunnen worden gebruikt om een nieuwe export opnieuw in te laden. 

Onderstaand proces kan voor de eerste keer overweldigend overkomen; het advies is om dit rustig door te nemen.

Volg onderstaande stappen om vanuit Shipment de aangiftegegevens te exporteren en op te slaan als bestand (datadump.json). 

Na deze eenmalige actie is een vereenvoudigde handeling mogelijk voor toekomstige conversies (beschrijving onderaan deze pagina).


Stap 1: Het exporteren van de data uit Shipment

  1. Klik in Shipment bij "Overzichten" op de knop "Exporteren Data".


  2. Er wordt nu een overzicht zichtbaar van eerdere downloads, de zogenaamde “Collectie”. Indien je voor de eerste keer een download aanmaakt, zal er nog geen collectie zichtbaar zijn, en kun je via de knop “EXPORTEREN DATA” een nieuwe download/collectie aanmaken.


    Een bestaande collectie kan gedownload worden door op het icoontje voor download te klikken.
    Een collectie kan verwijderd worden door op het icoontje voor collectie verwijderen te klikken. 


  3. Bij het aanmaken van een nieuwe download via de knop “EXPORTEREN DATA”, bepaal je welke data je wilt exporteren door gebruik te maken van het filter.
    • Vul hier bij (1) de naam van het bestand in.
    • Kies bij (2) of je wel of niet de artikelen mee wilt nemen in de exportdata.
    • Kies bij (3) welke data je wilt exporteren.
    • Kies bij (4) de datum vanaf/tot de periode waarvan je de export wilt doen.
    • Klik op (5) Exporteren.

      Let op: Wegens een beperking in Excel kan het problemen opleveren wanneer je stromen combineert. Ons advies is om invoer- en uitvoerstromen apart te exporteren naar Excel.
      Let op: In de rapportage staan alleen aangiften die geaccepteerd zijn. Aangiften in voorbereiding en geweigerd staan hier niet in.



  4. Afhankelijk van de gebruikte browser en instellingen, wordt er aangeboden om een JSON-bestand op te slaan. In dit voorbeeld hernoemen wij het exportbestand naar "datadump DMS Uitvoer.json".



  5. De nieuw aangemaakte export zal nu in de lijst van collecties staan. Zolang de data voor dit overzicht gegenereerd wordt, zal het icoontje hiervoor zichtbaar zijn in plaats van het groene vinkje in de kolom “Status”.

    Let op: Gedurende het genereren van deze download kunnen andere werkzaamheden in Stratech Shipment uitgevoerd worden. Je hoeft dus niet te wachten tot het overzicht klaar is. Als het overzicht gegenereerd is, zal er een groen vinkje verschijnen in de kolom “Status” bij de betreffende collectie.
    Via de downloadknop kan het exportbestand (.zip met hierin een .json-file) geplaatst worden in de gewenste map op de PC/netwerk. 


Stap 2: Geëxporteerde JSON data naar Excel overbrengen

Volg onderstaande stappen (per douanestroom) om het exportbestand (.json) in te laden in Excel. Wij gebruiken hiervoor Office 365.

  1. Pak eerst het ZIP-bestand uit om zodoende de .json-file in Excel in te kunnen lezen.

  2. Open Excel en kies om een "Lege werkmap" te starten.


  3. Klik op "Gegevens" - "Gegevens ophalen" - "Uit bestand" - "Uit JSON".


  4. Navigeer naar het eerder gedownloade bestand en klik op "Importeren".


  5. Klik in het volgende scherm op: 'naar tabel converteren'.


  6. Klik in de kolom Value op de 'pijltjes' en vervolgens op 'Uitvouwen naar nieuwe rijen'.
    (je ziet dat het icoontje achter de kolom anders is dan pijltje naar beneden, dit geeft aan dat deze verder "uit te klappen" is).


  7. Klik weer op het icoontje bij "Value", haal het vinkje weg bij "Oorspronkelijke kolomnamen gebruiken als voorvoegsel" (1) en klik op OK (2).


    Hierna zie je een hoop nieuwe kolommen erbij komen. We gaan hierna nog meer kolommen "uitklappen".

  8. In deze export is de laatste kolom "Artikelen" verder uit te klappen, wat (weer) te zien is aan deze afwijkende icoon. Deze kun je ook weer aanklikken en kiezen voor "Uitvouwen naar nieuwe rijen".



  9. Hierna zie je weer een kolom (Artikelen) die uit te klappen is. Ook hier een controle op het vinkje voor "Oorspronkelijke kolomnamen gebruiken als voorvoegsel" (1) en hier kun je op OK (2) klikken.


  10. Hierna kun je nog een laatste check doen of alle kolommen uitgeklapt zijn door te kijken of er kolommen zijn met het afwijkende icoontje . Heb je er nog één gevonden, herhaal dan de stappen om deze ook uit te klappen.

  11. Alle kolommen uitgeklapt? Klik linksboven op Sluiten en laden. Het Excel-bestand wordt geladen met de inhoud van het exportbestand (datadump.json).


  12. Je hebt nu een Excelbestand waarin alle data staat van de gekozen exportactie. Deze mag/kun je opslaan voor verder gebruik.


Stap 3: Hergebruik van de Excelbestanden

Je hebt nu een keer een dataexport gemaakt en wilt voorkomen dat je elke keer al deze handelingen opnieuw moet doen. In dat geval zijn er mogelijkheden om dit te voorkomen.
(Let op: Ons advies is om Excelbestanden niet te hergebruiken voor verschillende douanestromen.)

Deze dataset kun je op twee manieren actualiseren/bijhouden:

  1. Je kunt werken met bestanden die je nooit aanpast, maar altijd overschrijft. Stel je werkt altijd met een dataset zoals onderstaande:
    • "exportdata\DMS_Uitvoer.json"
      "exportdata\DMS_Uitvoer.XLSX"

    • Je overschrijft elke keer de DMSUitvoer.json vanuit Shipment met de meest actuele dataset? Dan kun je na het exporteren, binnen het bestand "exportdata\DMSUitvoer.XLSX", kiezen voor "Gegevens" - "Alles Vernieuwen".

      De data in Excel wordt dan geactualiseerd op basis van de inhoud van de JSON die zojuist gedownload is.

  2. Wat als je niet met bestanden werkt die je altijd overschrijft, maar de JSON-export elke keer een andere naam geeft?

    Kies in Excel binnen "Gegevens" voor "Gegevens ophalen" en dan voor "Instellingen voor gegevensbron". 


  3. Kies hier voor "Bron wijzigen" = Bladeren en zoek de JSON op die je in de Excel wil inladen.


  4. Na het kiezen van de nieuwe JSON kun je deze schermen sluiten door jouw keuzes te bevestigen (OK - Sluiten).

  5. Na het aanpassen van deze koppeling kun je de data "vernieuwen".



Stap 4: Veelgestelde vragen

  1. Q: Kan ik filters in een collectie aanpassen? 
    A: Helaas is het niet mogelijk de filters in een collectie te wijzigen. Er zal een nieuwe download/collectie aangemaakt moeten worden met de aangepaste filters.

  2. Q: Het duurt enige tijd voordat de download gegenereerd is. Moet ik hierop wachten in het menu?
    A: Het genereren van een download vindt op de achtergrond plaats (herkenbaar aan het icoontje). Je kunt het exportmenu verlaten en andere werkzaamheden oppakken binnen Stratech Shipment. Als het rapport gegenereerd        is, zal er een groen vinkje staan bij de collectie in de kolom “Status”.

  3. Q: Ik mis kolommen in mijn overzicht, wat kan ik doen?
    A: Dit zou twee verschillende oorzaken kunnen hebben:
    • Het kan zijn dat je niet alle kolommen hebt “uitgeklapt” bij het exporteren. Pas dit aan volgens de handleiding Stap 2 punten 6-10.
    • Data opmaak van de JSON is aangepast: In dit geval dien je een nieuwe "Doel"-Excel te maken. De bestaande kolommen die in de JSON gegenereerd worden, komen niet meer overeen met de “Doel”-Excel (bijvoorbeeld als je nu in de download ook artikelen hebt toegevoegd, terwijl deze in de originele download niet meegenomen werden).

  4. Q: Ik kan de data in de download niet vernieuwen.
    A: Het kan zijn dat de brondata niet meer te benaderen is of in een .json-file met een andere naam is opgeslagen. Er zijn hier twee mogelijke oplossingen:
    • Pas de naam van de .json-file aan naar de originele benaming.
    • Pas het pad aan naar de nieuwe bronfile (.json). Zie hiervoor Stap 3 uit de handleiding.